۱-   تحویل نسخه نهایی پایان نامه و فرمهای مربوطه بصورت تکمیل شده توسط دانشجو به استاد راهنما جهت ارائه به شورای گروه و تایید دفاع دانشجو

۲-   ارسال بند صورتجلسه و تحویل فرمها و یک نسخه از پایان نامه به دانشکده توسط گروه

۳-   ارسال بند صورتجلسه دانشکده برای دریافت مجوز پژوهشی از امور پژوهشی دانشگاه

۴-   پس از دریافت مجوز دفاع از امور پژوهشی دانشگاه و ارجاع به گروه درخواست مجوز آموزشی توسط دانشجو ثبت می گردد.

۵-   درخواست مجوز دفاع در سیستم گلستان – پیشخوان خدمت :

• ایجاد درخواست توسط دانشجو ( بدون تاریخ ) و تایید آن با زدن تیک سبز رنگ
• تایید استاد راهنما با زدن تیک سبز رنگ
• تایید کارشناس گروه ( بررسی تعداد واحد گذرانده و معدل و ... )
• تایید کارشناس خدمات آموزشی ( بررسی پرونده فیزیکی و ... )
• بررسی مجدد دفاع در گروه و تعیین اساتید داور  ( تعیین زمان دفاع )
• وارد کردن تاریخ و زمان قطعی دفاع توسط مدیر گروه و تایید مجوز با زدن تیک سبز رنگ
• تایید کارشناس مالی آموزش کل
• تایید معاون آموزشی دانشکده
• استعلام تاریخ و زمان قطعی دفاع از کارشناس گروه و تکمیل فایل فارسی و انگلیسی اگهی اعلام دفاع توسط دانشجو و تحویل فایل تکمیل شده به استاد راهنما جهت ارجاع به کارشناس گروه از طریق اتوماسیون
• تایید مجدد فرآیند توسط کارشناس گروه و تهیه نامه اعلام دفاع (به پیوست فایل فارسی و انگلیسی اگهی اعلام دفاع) و ارسال برای امضا مدیر گروه
• ارسال نامه اعلام دفاع به معاون پژوهشی دانشکده ( ۲۵ روز قبل از تاریخ دفاع )

-                    کارشناس تحصیلات تکمیلی با تعیین محل دفاع باید دعوت نامه داوران را ارسال نماید. (طبق آیین نامه، باید ۲۰ روز قبل از تاریخ دفاع نامه دعوت نامه ارسال شود.)