۱-   تحویل نسخه نهایی پایان نامه توسط دانشجو به استاد راهنما جهت تایید ایشان

۲-   ایجاد درخواست مجوز دفاع در سیستم گلستان – پیشخوان خدمت توسط دانشجو:

• ایجاد درخواست توسط دانشجو (بدون تاریخ) و تایید آن با زدن تیک سبز رنگ و شروع فرآیند
• تایید استاد راهنما با زدن تیک سبز رنگ
• تایید کارشناس گروه ( بررسی تعداد واحد گذرانده و معدل و ... )
• تایید کارشناس خدمات آموزشی ( بررسی پرونده فیزیکی و ... )
• تحویل پایان نامه به گروه و تعیین اساتید داور 
• وارد کردن تاریخ و زمان قطعی دفاع توسط مدیر گروه و تایید مجوز با زدن تیک سبز رنگ
• تایید کارشناس مالی آموزش کل
• تایید معاون آموزشی دانشکده
• استعلام تاریخ و زمان قطعی دفاع از کارشناس گروه و تکمیل فایل فارسی اگهی اعلام دفاع توسط دانشجو و تحویل فایل تکمیل شده (فرم) به استاد راهنما جهت ارجاع به کارشناس گروه از طریق اتوماسیون
• تایید مجدد فرآیند توسط کارشناس گروه و تهیه نامه اعلام دفاع (به پیوست فایل فارسی اگهی اعلام دفاع) و ارسال برای امضا مدیر گروه
• ارسال نامه اعلام دفاع به معاون پژوهشی دانشکده (طبق آیین نامه، باید ۱۵ روز قبل از تاریخ دفاع ارسال شود)

-                    کارشناس تحصیلات تکمیلی با تعیین محل دفاع ۱۰ روز مانده به تاریخ دفاع باید دعوت نامه داوران را ارسال نماید.